EL OBSERVADOR
ECONOMÍA Y EMPRESAS IMPUESTOS Y LEGAL
Agosto 2, 2017
Dr. Felipe Martínez Falco
felipemartinez@kpmg.com
Retiro de archivos informáticos en inspecciones tributarias
¿Qué documentos y bajo qué condiciones pueden retirarse para cumplir con la ley y garantizar su validez probatoria?
Es esta una constante preocupación de los contribuyentes, sobre todo, por las incertezas que genera en cuanto al tipo de información retirada y la intangibilidad de la misma. La regla de derecho establece que el contribuyente tiene derecho a controlar la prueba producida por la Administración como parte de su legítimo derecho de defensa.
A qué archivos informáticos pueden acceder los inspectores
De acuerdo al Código Tributario los inspectores tienen derecho a exigir a los contribuyentes y responsables la exhibición de los libros, documentos y correspondencia de carácter “comercial” ya sean propios o ajenos, que se encuentren tanto en soporte físico como en archivos informáticos.
Debe tratarse de información que tenga “trascendencia fiscal” para la liquidación del tributo fiscalizado. Por tanto no es una práctica lícita copiar indiscriminadamente todo el disco de una computadora o todos los correos electrónicos sin distinción.
Obligación de detallar en actas todo retiro de archivos informáticos y agregarlas al expediente
El Código Tributario exige para el procedimiento administrativo tributario, la forma escrita, y especialmente que todas las diligencias se labren actas circunstanciadas que deberán ser suscritas por los funcionarios actuantes.
El contribuyente no está obligado a hacerlo salvo que desee dejar las constancias que estime pertinentes.
Todo retiro de archivos informáticos debe detallarse en actas que deben agregarse al expediente, so pena de viciar el proceso de control de la obtención de dicha prueba, vicio que no puede ser subsanado mediante los informes que realizan los inspectores de las actuaciones.
Un caso de vulneración del derecho de control por el contribuyente
Una reciente sentencia del TCA se pronunció sobre un procedimiento del BPS en que fueron retirados diversos archivos digitales de las computadoras. El contribuyente desconoció la autoría y veracidad de alguno de los archivos, así como de otra información extraída de un pendrive durante la actuación inspectiva.
Al respecto señaló el Tribunal que “Estando cuestionada esa prueba, resulta preciso analizar si se cumplieron para su obtención las garantías establecidas en los artículos 44 y 45 del Código Tributario y el artículo 66 del Reglamento de Procedimiento Administrativo. Los primeros imponen, para el procedimiento administrativo tributario, la forma escrita, y exigen que de todas las diligencias se labren Actas circunstanciadas, las que deberán ser suscritas por los funcionarios actuantes y de la que deberá dejarse copia al interesado, quien podrá dejar las constancias que estime pertinentes, y el último reconoce: “(…) el derecho de las partes a controlar la producción de la prueba; a tal efecto, la Administración les comunicará con antelación el lugar, fecha y hora en que se practicará la prueba y les hará saber que podrán concurrir con técnicos”.
El contribuyente tiene derecho a controlar la prueba producida por la Administración
En otro pasaje señala el Tribunal “En el caso, si bien se labraron actas, que fueron firmadas por las inspectoras actuantes y por un responsable por parte de la empresa, no surge de los recaudos adjuntos que en el momento de la inspección se haya impreso la documentación y dejado una copia, ni que se haya citado al representante de la empresa accionante a comparecer en las oficinas del BPS al momento de la apertura de los archivos, por lo que corresponde señalar que las garantías de defensa del contribuyente no fueron debidamente respetadas”.
En función de ello el Tribunal entendió que al privar al contribuyente de la posibilidad de controlar la información que contenía el archivo extraído de su sistema informático, la Administración afectó claramente garantías del administrado y ese proceder determinó la nulidad el acto.
Dado que este tema suele ser objeto de múltiples dudas e inquietudes por los empresarios, nuestro equipo de asistencia en inspecciones tributarias puede brindarle más información y asesoramiento sobre este tema tan actual como importante.
Las claves
Es ilícito copiar indiscriminadamente todo el disco de una computadora o todos los correos electrónicos sin distinción.
Todo retiro de archivos informáticos debe detallarse en actas e incorporarse al expedientes.
El contribuyente no está obligado a firmar las actas salvo que desee dejar constancias.